Hvor går grænsen for overvågning af dine medarbejdere?

Kontrol af ansatte

Det er efterhånden ikke ualmindeligt, at virksomheder installerer videoovervågning og GPS-trackingsystemer, med det formål at effektivisere virksomhedens drift og varetage medarbejdernes sikkerhed.  Selvom en sådan kontrol kan forekomme nødvendig og relevant for virksomheden, har den sine begrænsninger. Det er imidlertid langt fra alle, der ved, hvor grænsen fra lovlig til ulovlig brug af overvågningen går, og en overtrædelse af reglerne på området kan blive dyr.

EU-persondataforordningen står for døren, og det kan betyde markante bøder til de virksomheder, der ikke overholder reglerne. Efter 25. maj 2018, hvor forordningen træder i kraft, vil det være mulighed for at idømme bøder på helt op til 20.000.000 euro eller op til 4 % af virksomhedens globale omsætning.

Persondata: Hvad er gældende ret?

Det er ved flere anledninger fastlagt, at både videoovervågning og GPS-tracking af ansatte falder under den nugældende persondatalovs anvendelsesområde. Virksomhederne skal derfor iagttage en række krav ved behandlingen af de personoplysninger, virksomheden kommer i besiddelse af gennem overvågning og kontrol af de ansatte.

Det er værd at bemærke, at virksomheder i dag har en rimelig vid ret til at installere overvågning af sine medarbejdere. De ”frie rammer” forudsætter dog, at de personoplysninger, der indsamles, behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik.

Ovenstående betyder først og fremmest, at der stilles krav om saglige og relevante formål med overvågningen. Det er f.eks. ikke tilladt at benytte overvågningssystemerne til blot at ”udspionere” de ansattes færden.

I en sag om en caféejers videoovervågning af sine ansatte har Datatilsynet bl.a. fremhævet, at saglige hensyn kan være at:

• forebygge kriminalitet
• skabe tryghed for medarbejderne på arbejdspladsen
• sikre bevismateriale til brug for politiets efterforskning i tilfælde af kriminalitet

Dertil er det i en sag vedrørende videoovervågning i busser yderligere fastslået, at et sagligt hensyn f.eks. kan være at lette behandlingen af kundeklager. Behandlingen af videomaterialet må dog aldrig være uforenelig med det saglige formål, som overvågningen har til hensigt at varetage. Det kan bl.a. nævnes, at det er ulovligt og bødepålagt at igangsætte en jagt på en indbrudstyv ved at offentliggøre videomateriale af vedkommende på f.eks. Facebook.

Det er nødvendigt, at behandlingen af personoplysninger sker med henblik på at forfølge en berettiget interesse for den dataansvarlige, og at dennes interesse ikke modsvares af et større hensyn til den ”overvågede” part. Overvågningen skal kort sagt være begrundet i hensynet til virksomhedens drift.

Derudover gælder et krav om gennemsigtighed. Dette betyder, at arbejdsgiveren skal gøre den ansatte opmærksom på omfanget af og formålet med overvågningen.

Reglerne fastsættes som nævnt ovenfor i persondataloven, der bl.a. fastsætter regler for, i hvilket omfang og i hvor lang tid personoplysningerne må indsamles og opbevares. Dertil er der – alt efter omfanget af de oplysninger, der indhentes – krav til sikkerheden omkring opbevaringen af personoplysningerne. Det er arbejdsgiverens ansvar, at reglerne overholdes.

Det kan imidlertid være svært for den enkelte virksomhed at fastlægge, hvor grænsen for lovlig overvågning af medarbejdere går. Med den nye EU-persondataforordning kan det vise sig at blive en dyr uvished. Det er derfor nødvendigt, at du som arbejdsgiver forstår reglerne på området.

Hvorfor er det nødvendigt at ajourføre sig med reglerne på området?

Datatilsynet har i tidligere sager fundet det ”beklageligt”, at der er sket overtrædelse af reglerne i persondataloven i forbindelse med overvågning af virksomheders medarbejdere. Dette er bl.a. sket i en sag om et taxaselskabs registrering af oplysninger om en vognmands færden via GPS.

I den konkrete sag fandt Datatilsynet, at overvågningen strakte sig over mere, end hvad der krævedes til opfyldelsen af formålet med overvågningen. Begrundelsen var bl.a., at overvågningen også fandt sted i de ansattes pauser og fritid.

Datatilsynets afgørelser viser, at det ikke er uden relevans at iagttage reglerne for behandling af persondata i forbindelse overvågning og kontrol af virksomhedernes ansatte. Med skærpelserne i den nye EU-persondataforordning må det forventes, at der vil komme et fornyet fokus på overtrædelser i forbindelse med behandling af persondata.

EU-persondataforordning: Er din virksomhed klar?

Er du i tvivl om, hvorvidt din virksomhed kan komme i konflikt med den nye EU-persondataforordning, anbefaler vi altid at få en professionel vurdering. Vores specialister står altid klar til en uforpligtende drøftelse af din konkrete sag.