Har du pligt til at oprette en whistleblowerordning?

Den 17. december 2023 bliver det obligatorisk for alle private arbejdsgivere med over 50 medarbejdere at etablere en intern whistleblowerordning. Whistleblowerordningen skal stilles til rådighed for medarbejderne for at sikre, at overtrædelser af EU-retlige love og regler såvel som andre lovovertrædelser eller alvorlige forhold indberettes.

Siden den 17. december 2021 har det været lovpligtigt for virksomheder med 250 eller flere medarbejdere at etablere en whistleblowerordning.

De nye krav pr. 17. december 2023 kan derfor ses som en udvidelse af den allerede eksisterende lov.

Hvad betyder de nye krav for dig, og hvad skal ordningen indeholde?

Er du en af de virksomheder, der skal etablere en whistleblowerordning, bør du overveje, hvordan du ønsker at håndtere dine indberetninger. Der stilles en række krav til arbejdsgiver ifm. etableringen af en whistleblowerordning, og netop derfor, skal der ske en overvejelse af, om ordningen ønskes håndteret på egen hånd eller med hjælp fra en ekstern tredjepart.

Uanset, hvilken type håndtering der vælges, skal virksomheden leve op til følgende krav:

Der skal udpeges en upartisk person eller afdeling, der skal varetage:

• Modtagelse af indberetninger og kontakt med whistlebloweren
• Opfølgning på indberetninger
• At give feedback til whistlebloweren

Den upartiske person, kan være en tredjepart, hvis denne løsning vælges.

Ordningen skal desuden udformes, etableres og drives, så der er fortrolighed om både whistlebloweren, den berørte person og eventuelle andre personers identitet, hvis nævnt i indberetningen. Jf. dette, er det derfor vigtigt at passende procedurer for ordningen indføres.

Fx skal det sikres:

• At whistlebloweren modtager bekræftelse på modtagelse af indberetningen senest 7 dage efter indberetningen.
• At der følges op på alle indberetninger
• At whistlebloweren modtager feedback hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder efter bekræftelsen.
• Eventuelle indberetninger kan afvises, hvis de ikke er omfattet af lovens anvendelsesområde.

Arbejdsgiveren har derudover pligt til at stille information om proceduren for indberetning til rådighed samt til at opfordre arbejdstagerne til at indberette. Der skal desuden opbevares skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for whistleblowerordningen.  

Den person eller afdeling, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, har tavshedspligt.  Oplysninger om whistleblowerens identitet eller andre oplysninger, der kan lede til whistleblowerens identitet, må derfor ikke videregives til andre end autoriserede medarbejdere, der er kompetente til at modtage eller følge op på indberetningen, uden udtrykkeligt samtykke.

Ønsker du at læse mere om whistleblowerloven, så kan klikke her: Lov om beskyttelse af whistleblowere (retsinformation.dk)

TVCs whistleblowerordning

Hvis du ønsker at få en tredjepart til at håndtere din whistleblowerordning, tilbyder vi en løsning, hvor vi håndterer alt for dig – vi sikrer korrekt udformning, etablering såvel som drift af ordningen, herunder sørger vi også for at udarbejde skriftlig information om ordningen til medarbejderne, at sikre udarbejdelsen af en lovpligtig guide, privatlivspolitik såvel som al anden lovpligtig dokumentation for ordningen.

Vi tilbyder vores ordning til en fast lav årlig pris – uagtet antal indberetninger.

Du kan læse mere her: Whistleblowerordning (tvc.dk)

Vil du vide mere?

Har du spørgsmål til whistleblowerloven eller har du brug for rådgivning i forbindelse med etableringen af en whistleblowerpolitik eller lignende, er du altid velkommen til at kontakte vores ekspert på området Mads Balle Christensen.