Ordinær generalforsamling og coronavirus

World Health Organisation (WHO) har den 11. marts 2020 erklæret coronavirussen (COVID-19) for en pandemi.

13-03-2020 | Selskabsret

I den forbindelse opfordrer den danske regering til, at forsamlinger på mere 100 eller flere personer aflyses eller udsættes, og generelt at forsamlinger begrænses mest muligt. For mange selskaber problematiserer dette den forestående generalforsamling, ligesom det aktualiserer spørgsmålet om, hvilke lovlige muligheder der eksisterer i gældende lovgivning.

Den ordinære generalforsamling

Et af de vigtige formål med årligt den ordinære generalforsamling er godkendelse af selskabets årsrapport, således at denne rettidigt kan indsendes til Erhvervsstyrelsen og Skattestyrelsen. Anvender selskabet kalenderåret som regnskabsår betyder dette, at den af generalforsamlingen godkendte årsrapport som bekendt skal indsendes senest den 30. maj, altså inden 5 måneder efter regnskabsårets afslutning.

Erhvervsstyrelsen har hverken, jf. selskabsloven eller årsregnskabsloven hjemmel til, at udskyde denne frist, hvorfor denne indtil videre er absolut. Overholdes fristen ikke vil dette i første omgang resultere i bøder til selskabets ledelse (bestyrelse/direktion) og i værste fald selskabets tvangsopløsning via skifteretten.

Aflysning eller udsættelse af den ordinære generalforsamling

Selskabet har mulighed for at aflyse den planlagte generalforsamling frem til dagen for afholdelsen. Aflysning af generalforsamlingen betyder dog ikke, at ovenstående frister for indsendelsen af det godkendte årsregnskab ikke skal overholdes, hvorfor indkaldelse til en ny ordinær generalforsamling skal finde sted, således at den ordinære generalforsamling lovligt varslet kan gennemføres inden den 30. maj.

Aflyses den planlagte generalforsamling skal meddelelse herom tilgå kapitalejerne på samme måde, som indkaldelsen blev meddelt – eks. via e-mail (elektroniske meddelelse), alm, post, anbefalet post eller gennem avis. Aflysning og indkaldelse skal overholde såvel gældende selskabslovgivning samt selskabets vedtægter.

Indkaldelsen skal, jf. selskabslovens § 94, ske tidligst 4 uger og senest 2 uger før generalforsamlingen, medmindre selskabets vedtægter hjemler en længere frist.

Det er altså muligt at aflyse og udsætte den ordinære generalforsamling, men denne mulighed begrænses af særligt de i selskabsloven fastsatte frister.

Mulighed for afholdelse af den ordinære generalforsamling

Der er fortsat ikke nedlagt et egentligt forbud mod at forsamles, men regeringen har henstillet til landets virksomheder, at større forsamlinger (+100 deltagere) aflyses eller udsættes grundet smittefaren for COVID-19. Det må derfor anbefales, at selskaberne overvejer alternative måder til gennemførelsen af årets ordinære generalforsamling.

Deltagelse i generalforsamlingen

Det er for generalforsamlingens gennemførelse og beslutningsdygtighed vigtigt at flest muligt deltager og afgiver deres stemme. For at sikre størst mulig deltagelse har kapitalejerne forskellige muligheder for at afgive deres stemmer uden at møde fysisk op til generalforsamlingen, heriblandt ved afgivelse af brevstemme eller afgivelse af fuldmagt for sin stemme.

Det er et krav til generalforsamlingen, at bestyrelsens beretning samt årsregnskabet forelægges, hvorfor de ansvarlige herfor skal være til stede. Typisk påhviler dette ansvar selskabets bestyrelsesformand eller næstformand samt administrerende direktør. Den resterende del af ledelsen er ikke pligtig til at deltage, men af hensyn til god ledelsesskik må deres deltagelse dog alt andet lige anbefales.  

Kapitalejerne har alle rettigheder til at deltage i generalforsamlingen, og selskabet kan ikke afvise en kapitalejer ”i døren”, medmindre den enkelte aktionær udviser tegn på smitte af COVID-19.

Mulighed for elektronisk generalforsamling

Muligheden for gennemførelsen af en elektronisk generalforsamling fremgår af selskabslovens § 77. En elektronisk generalforsamling er kendetegnet ved, at der ikke er mulighed for fysisk fremmøde. Dette kan være en fordel i situationer, hvor eksempelvis kapitalejerne kommer fra vidt forskellige steder i landet og særlig i situationer som COVID-19, hvor regeringen anbefaler, at større forsamlinger aflyses.

I selskabslovens § 77, stk. 1, jf. stk. 3-6 åbnes der op for gennemførelsen af en delvist elektronisk generalforsamling. Dette er en form for generalforsamling, som anvendes som supplement til den fysiske generalforsamling. Altså afholdes der stadigvæk en fysisk generalforsamling, men der åbnes op for, at visse kapitalejere ikke behøves at møde fysisk, men kan udøve deres stemmeret gennem den elektroniske generalforsamling.
Beslutningen om at dette supplement til det fysiske fremmøde skal inddrages påhviler det centrale ledelsesorgan i selskabet.

Det er vigtigt at pointere, at muligheden for en gennemførelse af en fuldstændig elektroniske generalforsamling skal fremgå af selskabets vedtægter. Såfremt beslutningen om fuldstændig elektronisk generalforsamling ikke fremgår af selskabets eksisterende vedtægter, kan denne model ikke benyttes, jf. selskabslovens § 77, stk. 2. I stedet kan den delvise elektroniske generalforsamling benyttes.

I tilfælde, hvor der allerede er sendt indkaldelse ud til en almindelig (fysisk) generalforsamling, og denne aflyses med henblik på i stedet at gennemføre en elektronisk generalforsamling er det vigtigt, at ledelsen fortsat har fokus på at iagttage dels vedtægterne dels selskabslovens frister for indkaldelse og gennemførelse.

For de fleste selskaber og foreninger, vil det således fortsat være muligt at aflyse en allerede planlagt generalforsamling samt indkalde til en ny inden den 30. maj i år. 

TVC anbefaler

Det er TVC’s anbefaling, at de danske virksomhedsejere indretter sig efter regeringens anbefalinger og allerede nu tager de nødvendige forholdsregler med henblik på at sikre, at den ordinære generalforsamling vil kunne gennemføre rettidigt, idet der endnu ikke ses at være initiativer undervejs, der vil forlænge fristen for indlevering af årsrapporten for 2019.

Har du spørgsmål til gældende ret på området, kan du kontakte en af TVC Advokatfirmas advokater på området, der sidder klar ved telefonerne til en uforpligtende drøftelse af din konkrete case.