Hvordan tilpasser du medarbejderressourcerne i en coronatid?

Har du også overskud af arbejdskraft som følge af regeringens coronatiltag? Så læs med her.

Frygten for coronavirus har i den grad ramt det danske samfund, der fra onsdag den 11. marts 2020 stort set er sat i stå som følge af regeringens bestræbelser på at begrænse smitten. Om det er en overreaktion, må fremtiden vise, men de umiddelbare konsekvenser for økonomien er ikke til at tage fejl af. Lige nu er mange virksomheder – fra den ene dag til den anden – havnet i en situation, hvor enten manglende ordretilgang eller manglende mulighed for at udføre eksisterende ordrer, har medført, at man står med et overskud af arbejdskraft og dermed et udgiftsniveau, der ikke er tilpasset indtægterne.  

Det er selvsagt en udfordring, der kræver øjeblikkelig handling, hvis det ikke skal udvikle sig i den gale retning.

Hvilke reaktioner, der er praktisk og juridisk mulige, afhænger af mange faktorer, herunder virksomhedens økonomi, typen af arbejdskraft, og hvorvidt virksomheden er omfattet af en overenskomst.

I det følgende har TVC Advokatfirma samlet en række forslag, der kan tjene til inspiration for de ramte virksomheder.  

Afvikling af friheder

Det første og mest oplagte er at få afviklet medarbejdernes optjente friheder, herunder restferie, feriefridage, afspadsering og lign.

Medmindre andet er aftalt i en overenskomst eller i ansættelseskontrakten, kan du som arbejdsgiver pålægge medarbejderne at afholde feriefridage og afspadsering med dags varsel.

Restferie kan varsles med 1 måneds varsel og hovedferie med 3 måneders varsel, men kortere varsel kan naturligvis aftales med medarbejderne. Det kan overvejes at varsle hovedferien til et så tidligt tidspunkt som muligt, hvis det ser ud til, at omsætningsnedgangen kommer til at vare i en længere periode.  

Det kan også være værd at undersøge, om der er medarbejdere, der er indstillet på at holde helt eller halvt fri i en periode for egen regning. Har man likviditeten til det, kan det videre overvejes at aftale, at medarbejderne holder fri nu mod at arbejde tilsvarende mere, når der i fremtiden bliver brug for det.

Er man omfattet af en overenskomst, skal man være opmærksom på, om overenskomstens parter indgår aftaler vedr. fleksibel afvikling af friheder. Der er også overenskomster, der allerede indeholder force majeure bestemmelser.

Ændrede opgaver

I det omfang, det ikke er muligt at nedbringe omkostningerne ved at afvikle friheder, bør man som arbejdsgiver være opmærksom på, at medarbejderne så vidt muligt er effektive. Det kan ske ved, at der fra virksomhedens side sættes fokus på hidtil nedprioriterede opgaver eller at der gøres klar til, når omsætningen igen stiger.

Opgaverne kan f.eks. omfatte:

  • opfølgning på debitorer,
  • digital og fysisk oprydning og organisering,
  • compliance-projekter (det er måske nu, I har tid til at få styr på GDPR?)
  • udviklingssamtaler
  • vedligeholdelse af materiel
  • selvstændig efteruddannelse
  • finpudsning af hjemmeside og andet markedsføringsmateriale

Det kan være nødvendigt at tænke utraditionelt, og ”efteruddannelse” kan også omfatte, at man beder en medarbejder om f.eks. at sætte sig ind i, hvordan arbejdspladsens projektor eller kopimaskinen fungerer, så man i fremtiden undgår at bruge unødig tid på fejlfinding.

Nedskæringer

Ovennævnte tiltag kan afværge den værste tomgang i forretningen i en kortere periode, men på længere sigt kan det selvfølgelig være nødvendigt med en reduktion af medarbejderstaben.

Reduktioner i medarbejderstaben, som følge af den nuværende situation, vil som klart udgangspunkt være sagligt.

Som virksomhed skal man imidlertid overveje, hvordan man sikrer, at man også har de rigtige medarbejdere, når der kommer gang i forretningen igen.

Som alternativ til opsigelser kan man varsle medarbejderne f.eks. 20 % eller 25 % ned i tid med en tilsvarende reduktion af lønnen til følge. Varslingen skal ske med kontraktmæssigt varsel, og medarbejderne kan takke nej og anse sig for opsagt i stedet. Denne løsning er typisk bedst egnet for medarbejdere med en høj løn, da lavtlønnede medarbejdere kan være bedre tjent med en periode på dagpenge og en aftale om genansættelse, når det begynder at gå fremad igen.  

Nye løsninger

Begrænsninger tvinger dig til at være kreativ, og den nuværende situation er en oplagt mulighed for at afprøve nye måder at gøre tingene på.

Bed medarbejderne være opmærksomme på, om der er arbejdsgange, der kan effektiviseres? Er der fysiske møder vi også fremover kan erstatte af telefoniske, så vi sparer både transporttid og CO2? Har vores tid foran hjemmearbejdspladsen lært os, at der er dokumenter, vi ikke behøver at printe?

På kort sigt kan man også overveje at udnytte den manglende ordreindgang til at yde bedre service til de kunder, man trods alt har.

Syge medarbejdere

Som reglerne er i dag, har arbejdsgivere pligt til at betale lønudgifter under sygdom eller sygedagpenge i en periode på 30 dage (arbejdsgiverperioden), hvis betingelserne i sygedagpengeloven er opfyldt. Efter 30 dage refunderer kommunen et beløb svarende til sygedagpengesatsen.   

Regeringen har nu fremsat et lovforslag, der medfører, at arbejdsgiverperioden suspenderes for medarbejdere, der er smittede eller i karantæne på grund af COVID-19. Loven vil gælde med tilbagevirkende kraft fra den 27. februar til den 1. januar 2021.

For nogle kan denne mulighed måske være med at afbøde de økonomiske tab.

Overvejelser

Situationen er alvorlig, mulighederne er mange, og det er de virksomheder, der træffer de rigtige valg i dag, der kommer helskindet ud på den anden side.  

Derfor er det også vigtigt, at du får den optimale rådgivning.

Hos TVC Advokatfirma sidder vi klar til at hjælpe dig, og du er velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak – vi tager også telefonen i weekenden.